Czytelniku! pamiętaj, że wszystkie informacje i porady zawarte na naszym portalu nie zastąpią indywidualnej konsultacji z fachowcem/lekarzem. Stosowanie treści zawartych na naszym blogu w praktyce każdorazowo powinno być konsultowane z specjalistą o odpowiednich kwalifikacjach. Redakcja i wydawca portalu nie ponoszą odpowiedzialności ze stosowania porad zamieszczanych na stronie.
Jak co roku określone podmioty, w szczególności spółki, spółdzielnie, fundacje, stowarzyszenia oraz inne osoby prawne, zobowiązane są do zatwierdzenia sporządzonych sprawozdań finansowych oraz ich złożenia we właściwym sądzie rejestrowym. Niniejszy obowiązek jest o tyle ważny, iż jego niedopełnienie może wiązać się z nałożeniem kary finansowej na przedsiębiorcę oraz z innym sankcjami prawnymi.
Kogo dotyczy obowiązek składania sprawozdań finansowych do KRS?
Ogólnie rzecz biorąc, przedsiębiorcy, którzy zostali wpisani do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, zobowiązani się do złożenia dokumentów finansowych, w tym sprawozdań finansowych, do odpowiedniego rejestru. Co ważne, sprawozdania finansowe powinny sporządzić przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości a także Ci, którzy dobrowolnie zdecydowali się na ich prowadzenie. Przykładowo mogą to być spółki kapitałowe (np. spółka akcyjna, sp. z o.o., prosta spółka akcyjna), spółki osobowe (np. spółka jawna), ale mogą to być również przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Oznacza to, że z perspektywy obowiązku opracowania sprawozdania finansowego nie sama forma działalności jest istotna, ale to jak dany przedsiębiorca prowadzi i ewidencjonuje przychody i koszty.
Na marginesie można zaznaczyć, że sprawozdań finansowych co do zasady nie składają wspólnicy spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, którzy są zwolnieni z obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego, jeżeli:
- przychody netto spółki ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są poniżej 2 mln euro (w przeliczeniu na złotówki) i
- spółka nie prowadzi ksiąg rachunkowych.
W takim wypadku powinni oni we właściwym Krajowym Rejestrze Sądowym złożyć oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Termin na jego złożenie upływa 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy.
Terminy na złożenie sprawozdania finansowego
Spółki zarejestrowane w KRS mają 3 miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. Oznacza to, że w przypadku, gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, to wówczas termin na sporządzenie sprawozdania upływa 31 marca.
Po sporządzeniu sprawozdania powinno ono zostać zatwierdzone przez odpowiednie organy. Przykładowo mogą to być walne zgromadzenie wspólników, wszyscy wspólnicy, a także właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej. Zatwierdzenie powinno nastąpić w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego.
Innymi słowy, terminy na sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdań finansowych, w sytuacji, kiedy rok obrotowy równy jest kalendarzowemu, upływają:
- 31 marca 2023 r. – w odniesieniu do sporządzenia sprawozdania finansowego,
- 30 czerwca 2023 r. – w odniesieniu do zatwierdzenia sprawozdania finansowego,
- 15 lipca 2023 r. – w odniesieniu do złożenia sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym.
Z kolei, jak wskazano powyżej, jeżeli dany podmiot nie ma obowiązku sporządzania rocznego sprawozdania finansowego, wówczas w terminie 6 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego powinien złożyć oświadczenie o braku obowiązku jego sporządzenia.
Dokumenty do rejestru sądowego mogą złożyć osoby umocowane do reprezentacji przedsiębiorcy, w tym adwokaci lub doradcy podatkowi.
Co zawiera sprawozdanie finansowe
Sprawozdanie finansowe sporządzane jest w języku polskim i co do zasady w polskiej walucie. Zgodnie z przepisami, składa się ono z:
- bilansu (zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy w bilansie wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy),
- rachunku zysków i strat (zgodnie z art. 47 ust. 1 ustawy wykazuje się w nim, oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy),
- informacji dodatkowej (zgodnie z art. 48 ust. 1 ustawy powinna ona zawierać istotne dane, m.in.: politykę rachunkowości, dodatkowe informacje i objaśnienia w zakresie wskazanym w przepisie).
Co należy dołączyć do sprawozdania finansowego
Ponadto do rocznego sprawozdania finansowego należy dołączyć również:
- sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu,
- odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
- a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 (dot. spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych, a także tych spółek jawnych i komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej, oraz w przypadku specjalistycznych funduszy inwestycyjnych otwartych, funduszy inwestycyjnych zamkniętych oraz alternatywnych spółek inwestycyjnych) – także sprawozdanie z działalności.
Dokumenty te należy złożyć do odpowiedniego rejestru sądowego w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
Odpowiedzialność za złożenia sprawozdania finansowego
Odpowiedzialność za złożenie w terminie sprawozdania finansowego wraz z ww. dokumentami spoczywa na kierowniku jednostki zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
W odniesieniu do kierownika jednostki, ustawa wskazuje, że chodzi o:
- członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę,
- w przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej – wspólników prowadzących sprawy spółki,
- w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd,
- w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki,
- osobę prowadzącą osobistą działalność gospodarczą,
- osoby wykonujące wolne zawody,
- likwidatora,
- syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym oraz zarządcę sukcesyjnego.
Brak złożenia sprawozdania finansowego
W przypadku niezłożenia w terminie sprawozdania finansowego, KRS wezwie podmiot do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania wezwania pod groźbą kary lub rozwiązania spółki.
Jeżeli podmiot nie przedłoży rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe, zgodnie z przepisami, sąd z urzędu orzeka o rozwiązaniu podmiotu. Sąd może również ustanowić kuratora dla spółki, który będzie prowadził jej sprawy.
Ponadto odpowiedzialności karnej podlega podmiot, który:
- nie sporządził sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządził je niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarł w tych sprawozdaniach nierzetelne dane;
- nie złożył sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej we właściwym rejestrze sądowym.
Sprawozdanie finansowe wiąże się bezpośrednio z prawem spółek ponieważ wymaga ono zatwierdzenia go przez właściwy organ spółki; przeprowadzenie takiego zatwierdzenia wiąże się z koniecznością wypełnienia obowiązków prawnych wskazanych m.in. w Kodeksie spółek handlowych.
Co robić?
Z naszej perspektywy istotne jest znalezienie odpowiedniej kancelarii prawnej lub prawnika, który w profesjonalny sposób wesprze nas w spełnieniu wszelkich obowiązków prawnych związanych ze sprawozdaniami finansowym.
WHITEBERG | Prawo i Podatki
Niniejszy artykuł powstał we współpracy z kancelarią prawną WHITEBERG adwokaci, radcy prawni i doradcy podatkowi, zajmującą się kompleksową obsługą prawną i podatkową biznesu.
